POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
HAUS LAB S.A.S., en adelante (HAUSLAB), sociedad comercial, legalmente constituida,
con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., teniendo en cuenta lo dispuesto en la Ley
Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 y el
Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio,
Industria y Turismo, y demás normas que la modifiquen o adicionen, se permite dar a
conocer e informar la política de tratamiento de datos personales que debe tener en
cuenta la entidad en el ejercicio de sus funciones y que será de obligatoria aplicación por
parte de los empleados y contratistas de la entidad.
I. DATOS GENERALES
- El Responsable del tratamiento de sus datos personales es HAUS LAB S.A.S.,
identificada con el NIT: 900.804.861-0, con sede principal en la CR 16 A NO. 86
A - 90 AP 202, de la ciudad de Bogotá en la ciudad de Bogotá.
- Contacto: A través de cualquiera de los canales de Atención al Cliente dispuestos.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN
• Nombre de la entidad: HAUS LAB S.A.S.
• NIT: 900.804.861-0, Persona Jurídica.
• Dirección: CR 16 A NO. 86 A - 90 AP 202
• Domicilio: Bogotá D.C.
• Teléfono: (1) 3124826787
• Correo electrónico: info@hauslab.co
II. OBJETIVO
La Política de Tratamiento de Datos Personales de la “HAUS LAB”, tiene como objetivo
principal dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y lo consignado en el artículo 15 de
nuestra Constitución Política y demás normas que los modifiquen, adicionen o
reglamenten, adopta y aplica la presente Política para el Tratamiento de los Datos
Personales. Manifiesta que garantiza la intimidad, derechos a la privacidad, y el buen
nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas
las actividades, conforme a los principios que adelante se enuncian.
La presente Política cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control
que deben ser cumplidos por la gerencia, funcionarios, contratistas, clientes y terceros en
general que tengan relación directa con la entidad.
El propósito de esta Política de Privacidad es darle una explicación clara de cuándo, por
qué y cómo recopilamos y usamos su información personal, así como una explicación de
sus derechos.
“HAUS LAB” se compromete a no revelar la información que se digita o transfiere a
nuestra empresa, de acuerdo con las normas de la Ley 527 que reglamenta el Comercio
Electrónico en Colombia y la Ley 1581 de 2012 sobre el uso de datos confidenciales. Con
la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se suple dejando sin
efecto acuerdos y políticas expedidas con anterioridad.
Por favor, lea esta política y asegúrese de entender plenamente nuestras prácticas en
relación con sus datos personales, antes de acceder o utilizar cualquiera de nuestros
servicios. Si usted lee y comprende plenamente nuestra Política de Privacidad, y no está
de acuerdo con ellos, debe salir inmediatamente de nuestro sitio web, aplicación o
servicio y evitar o suspender todo uso de cualquiera de nuestros Servicios. Si tiene alguna
pregunta o duda sobre esta política, póngase en contacto con nosotros mediante el correo
electrónico info@hauslab.co
En esta política se describen nuestras prácticas de privacidad, qué información
recopilamos acerca de nuestros visitantes y usuarios, cómo la recopilamos, qué hacemos
con ella, cómo la protegemos y sus derechos con respecto a su información.
Al acceder o utilizar cualquiera de nuestros servicios, usted manifiesta que ha leído esta
Política de Privacidad.
III. MARCO LEGAL
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales se rige por las siguientes normas:
LEY 527 DE 1999:
Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y
de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones e introduce el concepto de equivalente funcional, firma electrónica como
mecanismos de autenticidad, disponibilidad y confidencialidad de la información.
LEY 1266 DE 2008:
Por la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas Data y se regula el manejo de
la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia,
comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
LEY 1273 DE 2009:
Por medio de la cual se crea y se protege el bien jurídico de la información y los datos
personales, se tipifican conductas penales como el daño informático, la violación de datos
personales, el acceso abusivo a sistema informático, la interceptación de datos
informáticos, el hurto por medios informáticos, entre otras.
LEY 1581 DE 2012
Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales
DECRETO 1377 DE 2013:
Con el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012, sobre aspectos relacionados
con la autorización del Titular de la información para el tratamiento de sus datos
personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el
ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos
personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales.
DECRETO 368 DE 2014:
Por el cual se reglamentan las operaciones mediante sistemas de financiación previstas en
el artículo 45 de la Ley 1480 de 2011.
DECRETO 886 DE 2014:
Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro
Nacional de Bases de Datos Personales, el cual se encuentra a cargo de la
Superintendencia de Industria y Comercio, y donde quienes actúen como Responsables
del tratamiento de datos personales, deberán registrar sus Bases de Datos
siguiendo las instrucciones de este decreto.
DECRETO 1074 DE 2015
Por el cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y
Turismo
IV. POLÍTICA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
A través de esta política, HAUS LAB en cumplimiento de su deber legal y reglamentario,
propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad
personal y familiar de todos sus usuarios, clientes, trabajadores, socios y contratistas y
demás vinculados a cualquier título, estableciendo instrumentos y controles expeditos de
cara a dar un tratamiento adecuado a la información que le es administrada.
La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales HAUS
LAB, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos
canales de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento
por razones de la actividad que desarrolla la sociedad, hayan suministrado datos
personales (en adelante “Titular del dato”).
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales
realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto o servicio
HAUS LAB. El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y
voluntaria y reconoce que ha leído y acepta expresamente los presentes términos y
condiciones.
HAUS LAB se encarga directamente del tratamiento de los Datos Personales; sin
embargo, se reserva el derecho de delegar en un tercero tal tratamiento. HAUS LAB
exige al Encargado la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos
idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los
mismos.
AMBITO DE APLICACIÓN:
Las políticas de tratamiento de Datos Personales deben ser conocidas y aplicadas por
todos los funcionarios, empleados, dependencias, clientes, contratistas y proveedores de
“HAUS LAB”
Al final del presente documento, se encuentra el Procedimiento de Tratamiento y
Protección de Datos Personales de HAUS LAB para su consulta.
V. DEFINICIONES
Las definiciones que a continuación se relacionan acogen lo establecido en la legislación
nacional vigente en materia de tratamiento y protección de datos personales:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a
cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por “HAUS LAB”,
dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le
informa acerca de la existencia de la presente Política de Tratamiento de Datos
Personales, que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del
tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.
El aviso de privacidad solo será utilizado en caso de no tener en un momento dado o a
través de un medio determinado, a disposición del público la Política de Tratamiento de
Datos Personales por “HAUS LAB”
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el
titular de la información.
f) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza,
los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos
públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas
que no estén sometidas a reserva.
g) Dato semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a la
persona titular de la información y a un cierto sector o grupo de personas.
h) Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular, o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, como lo es el que revele el origen racial o étnico, la
orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de
oposición, así como los dato relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
i) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del
responsable del tratamiento.
j) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por
sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los
datos.
k) Titular del Dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,
tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
m) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o
Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la
información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
n) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los
mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto
la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
VI. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a HAUS LAB,
recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir,
para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:
Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del
cliente aplicable a HAUS LAB.
Adelantar las acciones de promoción y ofrecimiento del portafolio de profesionales
o aliados estratégicos.
Agendar las asesorías gratuitas iniciales para clientes alcanzados mediante la
plataforma.
Monitorear la calidad de los servicios prestados por los aliados estratégicos a los
clientes, calificar el performance de los mismos
El tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento
jurídico.
El tratamiento y protección de los datos de contacto (nombre, identificación,
actividad, direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales, teléfono, etc.)
Solicitar y recibir de sus clientes, bien sean personas naturales o jurídicas, y de las
entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado la información personal,
académica, laboral y de seguridad social, que reposa en sus bases de datos, cuando a ello
haya lugar.
El alcance de la autorización comprende la facultad para que HAUS LAB le envíe
mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información del estado de cuenta,
saldos, cuotas pendientes de pago y demás información relativa al portafolio de servicios
de HAUS LAB, a través de correo físico, electrónico y/o llamadas y mensajes de texto al
teléfono fijo o móvil.
VII. PRINCIPIOS
El TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES por parte de “HAUS LAB”, se encuentra
enmarcado bajo los siguientes principios:
a) Legalidad: Por tratarse de una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido
en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen y obedecer a una finalidad legítima
de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
b) Libertad: Sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del
Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización,
o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento, salvo que la Ley
establezca una excepción a esta regla.
c) Finalidad: Obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización
otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se
regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad del
Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato
Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser
tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los
Datos.
d) Veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible, no de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error.
e) Transparencia: Debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable
del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de datos que le conciernan.
f) Acceso y circulación restringida: Se respetarán los límites que se derivan de la
naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este
sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por
las personas previstas en la presente ley.
g) De seguridad: La información se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas
y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y para evitar
que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido
por personas no Autorizadas o que el Dato Personal se pierda.
h) De confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos
personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva
de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores
que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos
personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y
en los términos de la misma.
i) De temporalidad: Conforme al Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013, los
Responsables y Encargados del Tratamiento sólo podrán recolectar, almacenar, usar o
circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo
con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones
aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales,
jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del
Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el Responsable
y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales en su posesión.
No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se
requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
VIII. INFORMACIÓN PERSONAL
“HAUS LAB” puede, en desarrollo de sus actividades, recopilar datos personales de:
Funcionarios, Clientes, Proveedores y contratistas, Asistentes a reuniones y/o
capacitaciones propias, Visitantes.
Entre los datos que puede recopilar de los titulares de la información se encuentran:
Datos de identificación: Nombre, apellidos, tipo de identificación, estado civil, sexo, firma,
datos de familia, lugar y fecha de nacimiento y eventualmente datos biométricos.
Datos de ubicación: Dirección, teléfono y correo electrónico.
Datos sensibles: Datos relacionados con la salud
Datos de contenido socioeconómico: Datos financieros, patrimoniales y actividad
económica; así como los datos relacionados con la experiencia laboral y nivel educativo del
titular de la información.
Otros datos como intereses particulares y datos de antecedentes judiciales y/o
disciplinarios.
Del anterior listado de datos personales, HAUS LAB únicamente recopilará los que sean
considerados necesarios para las finalidades para las cuales vayan a ser tratados en cada
una de sus actividades o procesos.
IX. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
HAUS LAB está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos
personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros
que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí
reposa. Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de
información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de
riesgos de seguridad.
El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los
empleados y colaboradores. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la
confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los
lineamientos sobre tratamiento de la información establecidos en la Ley.
Como es de conocimiento público, ninguna transmisión por Internet es absolutamente
segura ni puede garantizarse dicho extremo, el Usuario asume el hipotético riesgo que ello
implica, el cual acepta y conoce. Es responsabilidad del usuario tener todos los controles
de seguridad en sus equipos o redes privadas para su navegación por los correos cruzados
entre las partes o en la navegación en nuestro portal. Así mismo, HAUS LAB puede
utilizar cookies para identificar la navegación del usuario por los portales. Estas cookies no
proporcionan ni permiten identificar los datos personales de cada usuario. Los usuarios
pueden configurar su navegador para la notificación y rechazo de las mismas sin que esto
interfiera en el acceso del usuario al portal.
HAUS LAB ha implementado mecanismos de seguridad vigentes en el mercado acordes
con sus necesidades. Además, ha desplegado una serie de documentos y actividades a
nivel interno para garantizar el correcto funcionamiento de los esquemas de seguridad
técnica; no obstante, a pesar de la debida diligencia adoptada, HAUS LAB no se
responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por
parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.
Los presentes lineamientos son aplicables de cumplimento obligatorio para el o los
portales Web propiedad de HAUS LAB, y de aquellos que a futuro se adquieran o se
desarrollen.
REDES SOCIALES:
Las redes sociales como Facebook, YouTube, Instagram, Twitter, LinkedIn, constituyen
plataformas complementarias de divulgación de la información (comunicación), las cuales
son de gran interconexión de los medios digitales de los usuarios y no se encuentran bajo
la responsabilidad de HAUS LAB por ser ajenas a la empresa.
Toda la información que los usuarios proporcionan en las redes sociales en las que
participa “HAUS LAB” como usuario no constituye ni forma parte de los Datos Personales
sujetos a la protección de esta Política, siendo de total responsabilidad del intermediario
de internet administrador de la plataforma.
X. ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES
HAUS LAB solicita los datos necesarios para la prestación, divulgación, comercialización y
facilitación de su portafolio de servicios e interacción con sus clientes, así como aquella
requerida para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar
información adicional y sensible la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular
del dato.
Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, los mismos son
almacenados de acuerdo al servicio o producto adquirido. Los equipos en los que reposan
las bases de datos están protegidos físicamente en un lugar seguro. Sólo personal
autorizado que ha firmado acuerdos de confidencialidad de la información, pueden
acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.
X. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
Teniendo en cuenta el literal a) del artículo 12 de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de
octubre de 2012, los datos personales que “HAUS LAB” recolecte, almacene, use, circule y
de cualquier otra forma trate, son administrados por “HAUS LAB” y su personal autorizado
para dicho fin asegurando su confidencialidad y solo serán utilizados de acuerdo con los
lineamientos trazados por la Constitución, por la Ley que rige sus actividades, así como
por lo establecido en la legislación vigente en materia de datos personales, la cual
establece los siguientes aspectos para el tratamiento de la información personal.
Información personal en las actividades de recursos humanos. En
desarrollo de sus actividades de selección, contratación y bienestar de candidatos a
laborar con la entidad que se presentan y sus funcionarios, previa autorización
otorgada por los titulares de la información, recolecta y almacena datos personales
de los mismos y, en ocasiones, de sus familiares, sean estos públicos, privados,
semiprivados y aún sensibles, con el fin de realizar los procesos de selección,
contratación y mantenimiento de la relación laboral, así como para cumplir con sus
obligaciones legales.
Información personal de contratistas y proveedores. Utiliza la información
personal recopilada mediante su proceso de contratación y compras con el fin de
obtener el producto y/o servicio requerido para ejercer sus actividades, así como
cumplir con los pagos y obligaciones legales, contables y de registro en virtud de
dicha adquisición. Tramitará los datos comerciales e información financiera que
considere necesaria para el cumplimiento de su objeto social y para toda
celebración de contratos con terceros. Los datos de los mismos, serán tratados con
la intimidad, derechos a la privacidad, el buen nombre de las personas, dentro del
proceso del tratamiento de datos personales, y durante todas las actividades que
tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y
transparencia.
Información personal en las actividades de atención al cliente. Para el
proceso de servicio al cliente y atención de peticiones, quejas y reclamos, “HAUS
LAB” recolecta información personal de los solicitantes con el fin de cumplir con
sus obligaciones contractuales y/o legales, así como para dar respuesta adecuada
a sus requerimientos, así como mantener registros históricos.
Información personal en las actividades de comunicaciones. Recolecta
información personal de sus clientes, funcionarios de sus clientes, con el fin de
enviar información considerada de su interés por medios físicos o electrónicos.
Tratamiento de Datos Sensibles. “HAUS LAB” al realizar el tratamiento de
datos sensibles, lo hará única y exclusivamente cuando medie autorización previa y
expresa de su Titular, para lo cual deberá informar al Titular que por tratarse de
datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento a menos que sea
requerido legalmente o que resulten absolutamente necesarios para la actividad
correspondiente como es el caso de las condiciones de salud de sus funcionarios.
Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. En
general “HAUS LAB” no realiza el tratamiento de este tipo de datos dentro de su
operación cotidiana. Sin embargo, en caso de requerirse el tratamiento de estos
datos, el mismo se realizará siempre y cuando medie autorización expresa por
parte del representante legal del niño, niña y/o adolescente, asegurando el respeto
de sus derechos fundamentales y respondiendo por su interés superior.
XI. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
“HAUS LAB” informa a los titulares de la información, al momento de solicitar su
autorización, las finalidades para las cuales son tratados sus datos personales las cuales
están siempre enmarcadas dentro de las siguientes:
a) Ejecución de los procesos misionales de la entidad y vinculación de clientes.
b) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones
legales, tributarias y de registros comerciales, corporativos, contables y financieras de
“HAUS LAB”.
c) Cumplir con los procesos internos, para el estudio y verificación de información y
documentación durante los procesos de selección y administración de proveedores y
contratistas.
d) Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
e) Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de sus clientes, con el
fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo pero sin limitarse a la
verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes
(contratistas) de “HAUS LAB” prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para
mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
f) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de
Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el
momento de la recolección de los datos personales.
g) El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin
limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para
el SARLAFT.
h) El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de
información y bases de datos.
i) Actividades relativas a la selección de personal, estudio de hojas de vida, y verificación
de datos suministrados por el candidato, así como la vinculación y retiro de funcionarios
que hacen parte de la entidad y control de las relaciones contractuales; actividades
laborales y de bienestar.
j) Procesos al interior de “HAUS LAB”, con fines de desarrollo operativo y/o de
administración de sistemas.
k) La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este
objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/u operativos, incluyendo
pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a
terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
l) Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información
relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos
pertinentes.
m) Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos que se puedan presentar producto
del desarrollo del objeto social de la entidad.
n) Realizar invitaciones a eventos y/o capacitaciones, propios y/o de terceros y registrar
en datos e imágenes la asistencia a los eventos y/o capacitaciones propias con fines
históricos, estadísticos y de calidad.
o) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de
Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones
legales y regulatorias, así como de las políticas de “HAUS LAB”
XII. AUTORIZACIÓN Y TIPOS DE DATOS
Para el tratamiento de datos personales del titular, se requiere la autorización previa,
expresa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda
ser objeto de consulta posterior. Adicionalmente, se tendrán en cuenta los siguientes
aspectos en los cuales no es necesaria la autorización por parte del titular según lo
establecido en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Para el caso de los datos sensibles, su tratamiento está prohibido excepto cuando:
El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que
por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales
deberán otorgar su autorización.
El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
La información objeto de tratamiento podrá suministrarse a las siguientes personas en
cumplimiento a lo establecido en la ley:
A los titulares de la información
A sus causahabientes o a sus representantes legales.
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
judicial.
A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
Prueba de la autorización. La autorización puede constar en un documento físico,
electrónico, mensaje de datos, o cualquier mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que
habilite su posterior consulta, o que permita concluir, de manera inequívoca, que de no
haberse surtido una específica conducta del titular, los datos nunca hubieren sido
capturados y almacenados en la base de datos, tal como sucede en el caso de botones de
aceptación en la página web sin cuya conformidad al hacer clic resulte imposible continuar
con la navegación o compartir información.
XIII. DEBERES DE “HAUS LAB” COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
DE LOS DATOS
“HAUS LAB” dará cumplimiento de lo dispuesto por la normativa vigente en cuanto al
manejo y tratamiento de los datos recolectados en ejercicio de sus funciones y velará por
garantizar:
Al titular el derecho de actualizar, conocer, rectificar sus datos personales, así como el
informar al titular de manera clara sobre el uso y finalidad de la recolección de sus datos
personales al igual que la calidad y seguridad de los datos personales recolectados por la
entidad en el desarrollo de su objeto social.
Suscribir los contratos de transmisión pertinentes con los encargados del tratamiento de
datos personales, comprometiéndose a dar el uso previamente autorizado por parte del
titular, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
Mantener una copia de la autorización otorgada por el titular de los datos personales y
cumplir con toda la normatividad vigente aplicable en materia de protección, manejo y
tratamiento de datos de datos personales.
XIV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos
personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que HAUS LAB, los garantiza a
través del cumplimiento de los procedimientos definidos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a “HAUS LAB”. Este
derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización a ella otorgada, salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo
10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, las peticiones, quejas o
reclamos a que haya lugar, según lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas
que la modifiquen, adicionen o complementen.
d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no sean respetados
los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión
procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en
el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y
a la Constitución.
e) Solicitar la supresión de sus datos personales siempre y cuando no exista un deber
legal que le imponga a “HAUS LAB”, el mantener los datos del titular en la base de datos
de la entidad.
f) Para el caso de datos personales de niños, niñas y adolescentes se tendrá en cuenta lo
establecido en el Artículo 7 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
g) Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus
datos personales;
h) Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
Para ejercer estos derechos usted debe tener en cuenta la siguiente información:
XV. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS Y LA SOLICITUD DE
ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, REVOCATORIA O SUPRESIÓN DE
DATOS
Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como
usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de Atención al
Cliente que HAUS LAB tiene dispuestos y se atenderán en los tiempos establecidos por la
Ley 1581.
Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el
uso dado a los datos, usted puede realizar la consulta por escrito y de manera presencial
en las Oficinas de HAUS LAB. La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a
nombre de HAUS LAB, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta,
la dirección de residencia y el teléfono de contacto.
1. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta,
las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a
partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de
dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su
consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer plazo.
2. Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para
presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de HAUS LAB
relacionados con la Protección de Datos, usted puede realizar la solicitud por escrito y de
manera presencial en las Oficinas correspondientes. La solicitud o reclamo debe realizarse
a través de comunicación dirigida a nombre de HAUS LAB, con el nombre completo del
titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de
residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quieran
hacer valer como prueba.
3. Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
4. Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán
contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo
dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido
plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
5. El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales, por lo menos una vez
cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones a la Política de Tratamiento de
la información que motiven nuevas consultas.
6. Se garantiza el derecho de acceso al titular de los datos, con previa acreditación de su
identidad, legitimidad y sin ningún costo, a sus datos personales a través de diferentes
medios, principalmente electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos.
XVI. CANALES DE COMUNICACIÓN Y RESPONSABLES
“HAUS LAB” ha dispuesto los siguientes canales de comunicación para atender las
diferentes solicitudes, peticiones, quejas y reclamos, en cuanto al manejo de datos
personales por parte de los titulares.
En sus oficinas ubicadas en la Cra 16a 86a 90 Barrio chico en la ciudad de
Bogotá D.C.
A través del correo electrónico: info@hauslab.co
Página web: www.HAUSLAB.co
Vía telefónica al número (1) 3124826787
Las peticiones, quejas y reclamos recibidas a través de los diferentes canales descritos,
serán remitidas al Director Jurídico de “HAUS LAB” quien dará respuesta en los plazos
establecidos por la Ley.
XVII. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES.
“HAUS LAB” se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera
unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier
cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la
presente políticas de tratamiento de datos personales.
El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato
después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la
misma.
XVIII. REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales,
declara conocer que HAUS LAB, puede suministrar esta información a las entidades
vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del
Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta
que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte
de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad
de la información.
XIX. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La política del tratamiento de datos personales rige a partir de su publicación en el sitio
web.
AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Declaro que acepto y conozco la política de tratamiento de datos personales de HAUS
LAB por el uso de cualquiera de sus canales de atención presencial o virtual o por
proporcionar mis datos por cualquier medio, incluyendo, pero sin limitarse al correo
electrónico, suscripción de documentos, diligenciamiento de formularios, al declarar
conocer los términos y condiciones y aceptarlos y en consecuencia declaro:
(i) Que HAUS LAB, como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus
distintos canales de atención, han puesto a mi disposición la línea de atención (1)
XXXXXXX, el correo electrónico info@hauslab.co y las oficinas donde funciona la sede
social disponibles de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 5:00 p.m. para la atención de
requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de
los derechos mencionados en esta autorización.
(ii) Esta autorización permitirá a HAUS LAB, recolectar, transferir, almacenar, usar,
circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, de acuerdo con el procedimiento para
el tratamiento de los datos personales en procura de cumplir con las siguientes
finalidades:
Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del
cliente aplicable a HAUS LAB,
Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera, en virtud de los
acuerdos y documentos a los que hayan llegado los clientes de HAUS LAB, y a quienes se
les haya de recuperar la cartera.
El tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento
jurídico,
El tratamiento y protección de los datos de contacto (nombre, identificación,
actividad, direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales, teléfono, etc.),
Solicitar y recibir de sus clientes, bien sean personas naturales o jurídicas, y de las
entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado la información personal,
académica, laboral y de seguridad social, que reposa en sus bases de datos, cuando a ello
haya lugar.
El alcance de la autorización comprende la facultad para que HAUS LAB envíe mensajes
con contenidos comerciales, institucionales, boletines de noticia, notificaciones,
información del estado de cuenta, saldos, cuotas pendientes de pago y demás información
relativa al portafolio de servicios de la entidad, a través de correo físico y/o electrónico,
y/o llamadas o mensajes de texto al teléfono fijo o móvil.
(iii) Mis derechos como titular del dato son los previstos en la Constitución y la ley,
especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información
personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de
datos personales. Estos los puedo ejercer a través de los canales dispuestos por HAUS
LAB para la atención al público y observando la política de tratamiento de datos
personales de HAUS LAB disponible en físico en las instalaciones de su sede social.
Otorgo mi consentimiento a HAUS LAB para tratar mi información personal, de acuerdo
con la política de tratamiento de datos personales, y por tanto declaro y garantizo haber
leído la política mencionada.
Autorizo a HAUS LAB a modificar o actualizar su contenido, a fin de atender reformas
legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento
de servicios o productos, dando aviso previo por medio de publicación en la oficina de su
domicilio social, en la página web de la compañía, si la tuviere, y/o correo electrónico.
La información del formato del cual forma parte la presente autorización la he suministrado
de forma voluntaria y es veridica.